第一章　總則

　　第二章　公文的主要種類

　　第三章　公文的格式

　　第四章　行文規則

　　第五章　公文的起草

　　第六章　公文的核稿

　　第七章　公文的簽發

　　第八章　公文的印制

　　第九章　公文的送發

　　第十章　公文的立卷、歸檔和銷毀

　　第十一章　附則

部機關各司局：

　　《司法部機關公文處理辦法》已經1994年2月18日司法部第3次部長辦公會議通過，現印發給你們，請遵照執行。

　　第一章　總則

　　第一條　為做好司法部機關公文的處理工作，根據國務院辦公廳《國家行政機關公文處理辦法》等有關規定，結合司法部實際情況，制定本辦法。

　　第二條　司法部部機關公文是司法行政系統傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布司法行政規章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

　　第三條　司法部機關公文處理工作由部辦公廳和各司（局）辦公室具體承擔。文秘人員應當忠于職守，廉潔正派，具備有關專業知識。

　　第四條　處理公文應當發揚深入實際、聯系群眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，提高工作效率和質量。做到準確、及時、安全。

　　第五條　公文處理工作必須嚴格執行國家有關保密規定，確保國家秘密安全。

　　第二章　公文的主要種類

　　第六條　司法部發文

　　（一）司法部黨組文件

　　1.司法部黨組向黨中央、中央辦公廳和中央政法委員會的請示、報告；

　　2.司法部黨組關于人事任免的決定；

　　3.其他需要以司法部黨組名義發出的文件。

　　（二）司法部部令

　　1.經國務院批準，由我部發布的司法行政法規。

　　2.發布有關司法行政工作的規章。

　　（三）司法部文件

　　1.對司法行政工作具有重要指導意義的文件；

　　2.涉及司法行政全面工作的全國性會議的報告；

　　3.重要決定、決議及情況通報；

　　4.不以部令形式發布的規章；

　　5.有重要指導意義的會議紀要、通知和經上級機關批準后需在全系統內執行的重要請示、報告。

　　（四）司法部請示

　　以司法部名義向黨中央、中央辦公廳、國務院、國務院辦公廳、中央政法委員會等請求指示、批準的文件。

　　（五）司法部報告

　　以司法部名義向黨中央、中央辦公廳、國務院、國務院辦公廳、中央政法委員會等匯報工作，反映情況，提出意見或者建議的文件。

　　（六）司法部通知

　　1.有關專項業務工作的比較重要的指導文件；

　　2.轉發上級機關、同級機關發布的與我部工作有直接關系的文件；

　　3.人事獎懲決定。

　　（七）司法部函

　　1.向中央國家機關綜合職能部門報送有關材料的函件；

　　2.與有關部門商洽工作、詢問和答復問題的函件；

　　3.對省、自治區、直轄市司法廳（局）、部直屬單位、部歸口管理單位及其他所屬單位請示的批復、答復；

　　4.外事活動中需以部名義發至地方有關部門的活動安排計劃及其他聯系函件。

　　（八）會議紀要

　　1.司法部黨組會議紀要；

　　2.司法部部長辦公會議紀要；

　　3.司法部部務會議紀要。

　　（九）電報

　　1.密碼電報；

　　2.內部傳真電報。

　　第七條　司法部情況反映和簡報

　　（一）司法部情況反映

　　1.《司法部情況反映》刊載司法行政工作中比較重要的情況和動態。

　　2.《司法部情況反映（增刊）》刊載需要向黨中央、國務院反映的司法行政工作的重大情況和動態。

　　3.《司法部情況反映（要情專刊）》刊載監獄、勞教所發生的重大情況和問題以及其他業務工作涉及的重要社情等。

　　4.《司法部情況反映（特刊）》刊載需要向中央政治局常委反映的司法行政工作的重大情況和動態。

　　（二）司法部重要信息要目

　　刊載部黨組、部領導和全國司法行政系統重要工作情況，專報中央辦公廳、國務院辦公廳。

　　（三）司法部機關工作周報

　　刊載每周中央領導同志對司法行政工作的指（批）示和部黨組、部領導及部機關的重要活動。

　　（四）司法行政工作簡報

　　刊載中央、國務院領導同志對司法行政工作的重要指示、批示；司法部對全國工作的部署；各地司法行政工作的新情況、新措施、新經驗等。

　　第八條　司法部辦公廳發文

　　（一）司法部辦公廳文件

　　用于印發部機關各司局的年度工作要點；印發和轉發同級或下級機關及地方有關部門的文件；印發部機關各司局召開的專業性會議紀要；以部名義召開的全國性會議和重要活動的通知；部機關各專項工作領導小組（委員會）和非常設機構人員組成變動情況的通知；以及辦公廳職能范圍內需要發出的文件。

　　（二）司法部辦公廳函

　　用于以辦公廳名義就某個具體問題對有關單位進行答復、詢問或商榷的正式公函。

　　（三）司辦通報

　　刊載部領導在專業會議和視察各地工作時的講話及重要的調查報告；經部領導批示同意刊載的部機關司局長在重要專業會議上的講話。

　　（四）信訪摘報

　　用于向部領導報告人民群眾來信來訪中反映的重大情況和重要批評、建議、問題等。

　　（五）值班報告

　　刊載各地司法行政機關向部總值班室報告的各種重要情況。

　　（六）領導參閱

　　刊載各地、各部門、社會各界及部內職能部門對司法行政工作的重要建議和意見及需要提供部領導決策時參考的材料。

　　（七）港臺報刊摘編

　　刊載港臺地區報刊對中央重大決策和法制建設問題的反映、言論。

　　第九條　司法部政治部文、函

　　（一）司法部政治部文件

　　用于以政治部名義印發的司法行政系統政治工作計劃、安排、通知、通報、請示、報告等。

　　（二）司法部政治部函

　　用于以政治部名義向有關部門和所屬單位就政治工作的某個具體事宜的聯系、協商等。

　　第十條　司法部機關各司局文、函

　　（一）各業務司局向本業務系統下發有關某個具體問題的一般性通知。

　　（二）各司局就有關具體事宜向同級機關、下級機關和地方有關部門發出的函件。

　　第三章　公文的格式

　　第十一條　公文一般由發文機關、秘密等級、緩急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印制份數、印發單位和時間等部分組成。

　　第十二條　發文機關應當寫全稱或規范化簡稱。如“中華人民共和國司法部”、“司法部辦公廳文件”。與有關部委聯合行文，一般情況下，主辦機關排列在前，但與黨政領導機關聯合行文，領導機關排列在前。

　　第十三條　公文需要劃密級的，應當根據《司法行政工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定》分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”字樣。

　　第十四條　緊急公文應當分別標明“特急”、“急件”。緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”。

　　第十五條　發文字號，包括機關代字、年號、序號。幾個單位聯合行文只標明主辦機關發文字號。部機關公文發文字號確定如下：

　　司發黨〔199×〕××號（司法部黨組文件）

　　司發〔199×〕×××號（司法部文件）

　　司發請〔199×〕×××（司法部請示）

　　司發報〔199×〕×××（司法部報告）

　　司發通〔199×〕×××號（司法部通知）

　　司發函〔199×〕×××號（司法部函）

　　司辦字〔199×〕××號（辦公廳文件）

　　（9×）司辦函××號（辦公廳函）

　　司政〔199×〕××號（政治部文件）

　　司政函〔199×〕××號（政治部函）

　　司政×〔199×〕××號（政治部所屬各部函）

　　（9×）司勞改字××號（勞改局）

　　（9×）司勞教字××號（勞教局）

　　（9×）司教字××號（教育司）

　　（9×）司宣字××號（宣傳司）

　　（9×）司法字××號（法規司）

　　（9×）司律字××號（律師司）

　　（9×）司公字××號（公證司）

　　（9×）司基字××號（基層司）

　　（9×）司外字××號（外事司）

　　（9×）司協字××號（司法協助局）

　　（9×）司計字××號（計財司）

　　（9×）司行字××號（行政司）

　　司黨字〔199×〕××號（機關黨委）

　　司紀字〔199×〕××號（機關紀委）

　　（9×）司老干字××號（老干局）

　　司紀監字〔199×〕××號（紀檢、監察局）

　　（9×）司審字××號（審計室）

　　第十六條　司法部黨組文件、司法部文件、司法部請示、司法部報告、司法部通知、司法部辦公廳文件、司法部政治部文件及含有比較重要內容的司法部函，應當注明簽發人姓名。如經兩名以上領導人審閱，還應當注明×××已閱、×××簽發。

　　第十七條　公文的標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般應當標明發文機關、公文種類。如“司法部關于為北京市海淀區司法局記集體一等功的決定”。標題中除法規、規章名稱和轉發文件加書名號外，一般不加標點符號。

　　第十八條　會議通過的文件如決定等，應當在標題之下，正文之前注明會議名稱和通過日期。

　　第十九條　請示只寫一個主送機關。如需同時送其他機關，應當用抄送形式。

　　第二十條　公文如有附件，應當在正文之后，發文機關名稱之前按順序寫明附件標題。

　　第二十一條　文件（函）除會議紀要外，一律加蓋印章。聯合行文應當按聯合行文機關順序加蓋印章。聯合上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章。加蓋印章的當頁若無正文，則應當標注無正文說明。

　　第二十二條　文件成文時間以簽發機關領導人簽發的日期為準。聯合行文以最后簽發機關領導人簽發日期為準。電報以發出日期為準。

　　第二十三條　公文需要加附注的，如“此件發至基層勞改單位”應當注在成文時間的左下、抄送單位的上方，并加括號。

　　第二十四條　公文一般應當根據內容標注主題詞，上行文應當標注上級機關規定的主題詞。主題詞的內容由核稿部門確定。主題詞標注在抄送單位前行橫線以上。司法部文件應當標注主題詞。

　　第二十五條　公文需抄送有關機關的應標明抄送機關名稱。抄送機關應當按照比較規范的順序排列。本系統按照各省、自治區、直轄市司法廳（局）、計劃單列市司法局，部機關、各直屬單位、各歸口管理單位的順序排列。

　　第二十六條　公文一般應當在抄送機關下方標明印發單位、時間、份數、錄入員、責任校對。司法部文件的主題詞、抄送機關、份數、印發單位、時間、錄入員、責任校對在末頁下方。

　　第二十七條　公文紙一般用十六開型（長260毫米、寬184毫米）。國際會議文件用紙采用國際標準A4型（長297毫米、寬210毫米）。左側裝訂。

　　第二十八條　公文的發文機關一般用長宋體，標題用2號標準宋體，主送機關、主題詞用3號黑體，發文字號、簽發、正文、印發單位、時間用3號仿宋體，抄送機關用5號黑體，抄送機關名稱、印制份數、錄入、責任校對用5號書宋體。“按語”二字用3號黑體，按語正文用3號楷體。信件一般用3號楷體。

　　第四章　行文規則

　　第二十九條　司法部可向各省、自治區、直轄市司法廳（局）及部直屬單位行文。

　　第三十條　司法部向下級司法行政機關的重要行文，應當抄送其所在地的人民政府，向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

　　第三十一條　凡需要與中央、國家機關有關部門會簽聯合行文的，在未取得一致意見時不得單獨行文。

　　第三十二條　“請示”應當一文一事。一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送同級或下級機關。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。“報告”中不得夾帶請示事項。

　　第三十三條　司法部各司局一般不得下發涉及政策、法律問題的文件和有重要指導意義、要求全系統遵照執行的規范性文件，也不得印制《××司（局）文件》的紅頭文紙。因特殊情況，需以司（局）名義發出公文的，應當經主管部門批準。

　　第五章　公文的起草

　　第三十四條　起草公文必須符合國家的法律、法規和黨的方針政策，必須貫徹黨的基本路線，堅持四項基本原則，堅持改革開放，堅持為經濟建設服務。

　　第三十五條　起草公文要觀點明確，論據充分，條理清楚，表達簡練準確，切實可行。

　　第三十六條　在起草法律、法規的過程中，應當征求有關中央機關、地方司法行政部門和專家、學者的意見。必要時聘請有關專家、學者參加。

　　第三十七條　公文起草必須按照司法部機關公文格式和行文規則擬制，做到規范化、程序化。

　　第三十八條　應當使用統一印制的擬稿紙，并按擬稿紙中規定的項目，如密級、主送單位、抄送單位、擬稿單位、擬稿人、核稿人、公文標題、附件等逐項填寫，再送審核、簽發。

　　第三十九條　人名、地名、數字、引文要準確。時間應寫具體年月日。公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。計量單位要一律使用國家法定的三位分節法。在同一公文中，數字和計量單位的使用應當前后一致，相關的數字要吻合。引用公文應當注明發文時間、機關、標題和文號，發文字號應當加括號。用詞要規范、準確。嚴禁使用不規范的字和詞。

　　第四十條　起草公文應當書寫工整，使用鋼筆或毛筆，不得使用鉛筆和圓珠筆。所用墨水必須符合存檔要求。字跡不得潦草，有條件的應當逐步實行微機打印。文稿要清潔整齊，改編、摘編類文稿一般應當整理抄正。送審文搞一定要簽署送審單位領導的具體意見。請示文稿一定要用規定的請示報告單。

　　第四十一條　在公文中結構層次序數分別表述為：第一層為“一”，第二層為（一），第三層為“1”，第四層為（1）。

　　第四十二條　法律、法規和規章文稿由法規司會同各主管業務司（局）起草。

　　第六章　公文的核稿

　　第四十三條　部發文、辦公廳發文和《司辦通報》等統一由辦公廳部長辦公室核稿。政治部和其他各司局文、函的審核由發文單位確定。

　　第四十四條　公文審核的主要內容

　　（一）是否應當發文；

　　（二）公文的法律、政策問題；

　　（三）公文格式；

　　（四）文字、標點符號；

　　（五）公文種類、發送范圍；

　　（六）公文的密級。

　　第四十五條　核稿人對文稿進行全面審核把關，提出修改建議或直接對文字作少量修改。部發重要文稿應當送辦公廳領導核閱。文稿需要作較大修改的，退回起草單位重新修改再送審核。對公文文稿的審核、修改意見，一般應當寫在發文稿紙指定的區域或者擬搞紙的右側及天頭、地角空白處。

　　第四十六條　辦公廳部長辦公室核稿蓋核稿章后送交部領導簽發。未經核稿的文稿，秘書處不予印發。

　　第四十七條　部發規章和規章性文件，各司局應當先送法規司進行法律政策審核后再送辦公廳核稿。

　　第七章　公文的簽發

　　第四十八條　部黨組發文（電）由部黨組書記或副書記簽發；部發文（電）由部長或主管部長簽發；辦公廳發文由辦公廳領導簽發；各職能部門和綜合部門發文由各部門領導簽發。

　　第四十九條　部發規章和重要的規章性文稿，法規司和辦公廳核稿后，由辦公廳安排黨組會議、部長辦公會議或者部務會議審議。審議結果有重要修改的，各司局修改后重新送核。

　　第五十條　司法部情況反映和簡報由部長辦公室起草、編輯，由辦公廳領導簽發。內容特別重要的，由部領導簽發。部內各職能部門和綜合部門所發簡報，由各職能部門領導簽發。

　　第五十一條　經領導簽發過的文稿，未經簽發領導同意，擬稿單位不得任意修改。

　　第八章　公文的印制

　　第五十二條　部機關公文統一由辦公廳秘書處組織印制。印制公文應當做到及時、準確、安全。

　　送印公文文稿必須由部長辦公室及各司局辦公室人員送交辦公廳秘書處。

　　第五十三條　送印公文文稿必須先編發文序號，確定印制份數。

　　（一）司法部黨組文件由辦公廳機要處編發文序號、確定印制份數；

　　（二）《司法部黨組會議紀要》、《司法部部長辦公會議紀要》、《司法部部務會議紀要》由部長辦公室編發文序號，確定印制份數；

　　（三）司法部令由法規司編發文序號，確定印制份數；

　　（四）司法部文件、函、請示、報告、通知由辦公廳秘密處編發文序號、確定印刷份數；

　　（五）辦公廳發文由辦公廳部長辦公室編發文序號、確定印制份數；

　　（六）各司局文函由各司局編發文序號、確定印制份數。

　　（七）各類簡報等由編寫單位編序號、確定印制份數。

　　第五十四條　部機關各種公文的印制時間根據以下情況確定：

　　（一）公文根據緩急程度分為特急件、急件、正常件。特急件的印制時間為24小時或者按限定的時間完成；急件的印制時間為2日；正常件的印制時間為7日。公文印制的緩急程度由擬文單位提出、秘書處最后確定。

　　（二）電報、《司法部機關工作周報》、《司法部情況反映（增刊）》、《司法部情況反映（要情專刊）》、《司法部情況反映（特刊）》、《值班報告》按特急件印制。其中電報兩小時內完成。《司法部機關工作周報》一般情況下應當每星期一下午印制，星期二上午送部領導。

　　（三）《司法部黨組會議紀要》、《部長辦公會議紀要》、《部務會議紀要》、《領導參閱》按急件印制，在領導簽發后2日內完成。

　　（四）各類簡報除標明急件外，一般按正常件印制。但《司法部情況反映》、《黨群信息》一般應當在三日內完成。

　　（五）《司法行政工作簡報》及其他印制數量較多或篇幅較長的公文，在10天內完成。

　　第五十五條　印制公文應當認真做好文稿的審核登記工作。辦公廳秘書處承印的公文文稿必須經過核稿部門審稿并由規定的領導人簽發。文稿必須整潔，材料齊全，密級、急緩明確。符合印制要求的予以登記送印。不符合要求的不予印制。

　　第五十六條　各種公文的印制應當按時完成，特別要保證特急件、急件按時完成。

　　第五十七條　印制公文嚴格按照《司法部機關公文格式》（樣本）規定的格式印制。

　　第五十八條　校對工作的職責是對照原稿和公文格式（樣本）糾正錄入和改版環節出現的錯誤以及文件格式不規范的問題，在付印前發現、糾正各種差錯，以確保公文質量。對于原稿中出現的明顯差錯可商核稿、擬搞人員進行修改。凡屬較大的更改都應當向簽發公文的部領導報告。

　　第五十九條　公文校對實行三校制。在部機關文印室印制的公文，一校、二校由擬文單位負責（勞改局、勞教局送印的部發文暫由秘書處代校）。校對應當按照原稿逐字逐句進行。部發文件的三校工作由辦公廳秘書處負責，其他公文的三校由各擬文單位負責。送部機關印制廠印制的公文，一、二、三校由印刷廠負責，如擬文單位需要對清樣進行審核的應當在送印時注明。三校是通體校對的最后一次，是最后一次的版面技術加工。三校應當對整個公文進行全面檢查，包括封面、扉頁、目錄、正文標題、成文時間、送發單位等，以求內容精確，無所缺漏。校對文稿必須按規定的校對符號進行校改，不得使用鉛筆。校對完成后應當簽署校對人姓名、時間及具體意見。

　　第六十條　為確保印文質量，堅持對文稿實行核校（即責任校對）。一是將最后一次校樣與印出的清樣相核對，只核對改動部分，不再通篇校對。二是對印出的公文成品在送發前再作最后一次審核。部發文件的核校和最后審核工作由辦公廳秘書處負責，其他由各擬文單位負責。

　　第六十一條　印制人員在印制公文時應當按照秘書處文印通知單的要求印制，付印的清樣要有校對人員簽字。印制公文應當清晰、整潔。公文圖文區尺寸應當符合規定標準（210×140毫米），天頭不小于30毫米，地角不少于20毫米，訂口不小于25毫米，翻口不小于19毫米。公文印完后應當按要求用印和裝訂，防止漏用、錯用印章和出現白頁。

　　第六十二條　印制公文應當嚴格遵守保密規定。印制絕密件應當嚴格按照限定份數印制，不準多印，有密級的公文不得擅自留存。印刷廢頁及蠟紙要及時銷毀。上級機關的秘密公文，除絕密和注明不準翻印的以外，經部、廳領導批準可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、時間、份數和印發范圍。密碼電報不得翻印、復制，不準密電明復、明電密復、明密電混用。

　　第九章　公文的送發

　　第六十三條　部機關公文的送發工作由辦公廳機要處負責。

　　部發文件由秘書處直接交機要處分發。辦公廳文件和各司局文件由辦公廳辦公室或者各司局辦公室封裝后送機要處送發。

　　第六十四條　公文分發應當按文件擬稿時規定的發送單位和份數逐一核對，防止錯發和漏發。

　　第六十五條　急件、機密件送發應當進行登記。急件、特急件必須按規定的時限發出或者送達。絕密件交機要專送。

　　第六十六條　根據《法規規章備案規定》以司法部部令形式發布的規章，法規司應當于規定發布之日起三十日內報國務院備案。報送備案的規章包括規章正式文本一式十五份，起草說明和蓋有報送機關印章的備案報告一式五份。

　　第十章　公文的立卷、歸檔和銷毀

　　第六十七條　公文的立卷、歸檔工作應當根據《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》以及司法部辦公廳關于公文立卷歸檔的有關規定辦理。

　　第六十八條　公文的立卷由各擬文單位的辦公室承擔。公文的立卷必須做到齊全、完整。《司法部黨組會議紀要》、《司法部部長辦公會議紀要》、《司法部部務會議紀要》、《司法部機關工作周報》每期多印20份，交檔案資料處年底裝訂成冊送發部領導及黨組成員。

　　第六十九條　歸檔的案卷應當按照有關規定確定保管期限，即永久卷、長期卷、短期卷，第二年年初第一季度交辦公廳檔案資料處。沒有存檔價值和存查必要的公文資料，經過鑒別后登記造冊由主管領導批準，部保密辦公室負責予以銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記，由二人監銷，保證不丟失，不漏銷。

　　第十一章　附則

　　第七十條　本辦法從1994年3月1日起施行，部機關以往的有關公文處理的規定，與此辦法不一致的，以本辦法為準。